المتجر
استمر فيروس كوفيد-19 لثلاث سنوات، عانت خلالها جميع مناحي الحياة من درجة معينة من التأثير والخسارة، وكان تأثير مكان العمل، الذي يشغل حياة معظم الناس، هائلاً أيضًا، بل وله تأثير متموج، مما أثار أفكار كبار القادة ورجال الأعمال في مختلف الشركات لإصلاح بيئة المكاتب. نعلم جميعًا أن تعظيم الربح هو الغرض الأساسي لوجود الأعمال. خلال فترة الإغلاق، عانى المدير المالي للشركة من المكاتب الفارغة، والتي كانت تحرق الإيجار والنفقات العامة الأخرى حتى مع عمل العديد من الزملاء عن بُعد. لذا فإن السؤال هو، هل تحتاج الشركة إلى مكتب كبير بهذا الحجم؟ كيف يمكن للشركة تعظيم استخدام مساحة المكتب لديها دون المساس بنظام العمل والكفاءة؟ هل يوجد بديل أكثر مرونة من المكتب التقليدي؟ ما هي التقنيات الذكية التي يمكن أن تخلق مساحة عمل ذكية وبيئة عمل تركز على الإنسان بحيث يشعر الموظفون بالراحة في العمل في الشركة ويكونون أكثر إنتاجية أثناء الوباء؟ بالإضافة إلى ذلك، ما الحلول التي ينبغي لشركات العقارات اتخاذها لمواجهة هذه التحديات، مع إلغاء الشركات الصغيرة عقود إيجارها واضطرارها لإغلاق المباني بسبب انتشار الفيروس في مباني المكاتب؟ وكما هو الحال مع أي مقياس أعمال آخر، يجب أن تستند إجابات هذه الأسئلة إلى بيانات دقيقة. تتيح التكنولوجيا الآن إمكانية استخدام مساحات المكاتب وغيرها من البيانات وتحويلها إلى معلومات استخباراتية لاتخاذ قرارات أكثر ذكاءً حول كيفية توسيع نطاق أعمالك ومنحها ميزة تنافسية في هذا القطاع.
ومع ذلك، لا يمكن للإصلاحات الجديدة أن تقتصر على معالجة تحديات فيروس كوفيد-19؛ إذ يمكن للخطط طويلة الأجل والمرنة أن تتكيف مع الظروف المتغيرة. لذلك، قبل أن تتخذ المؤسسات وشركات العقارات التجارية قرارات بشأن الخيارات المتاحة، من الضروري أن يكون لديها فهم واضح للمجالات المطلوب معالجتها وكيفية تطوير أي خيارات لتتلاءم مع البيئة المتغيرة.
تصميم مساحة عمل ذكية لبيئة العمل بعد جائحة كوفيد-19
المرونة ضرورية في عالم ما بعد الجائحة. فمعظم المساحات ليست مخصصة لشخص واحد أو لغرض واحد، بل وُجدت أماكن العمل لاستيعاب كل من يحتاج إلى هذا النوع من المساحات. لذا، يجب على مخططي مساحات المكاتب الاستعداد للزيادة المفاجئة في الحضور، أو لتفكك الفرق فجأة، ولتوفير مزيج من المساحات الخاصة والعامة، من بين أمور أخرى.
بحلول عام ٢٠١٩، من المتوقع أن تُخصص بعض المكاتب لأشخاص محددين لمدة ٤٠ ساعة أسبوعيًا. أما الآن، فقد أصبحت المكاتب المشتركة جزءًا من المكتب الذكي، وأصبحت سمة مميزة لحياة المكاتب المعاصرة. من يحتاجها، إن احتاجها، تجدها جاهزة.
بدلاً من تخصيص مكاتب للموظفين، يوفر نظام المكاتب المشتركة مساحة مكتبية محددة للموظفين على أساس أسبقية الحضور. يعني قلة المساحات المكتبية انخفاض الطلب عليها، وانخفاض تكاليف العقارات، وفرصة لتعظيم المساحة، بل وتحسين الكفاءة العامة. يمكن لأي شخص يحتاج إلى مكتب استخدام أي مكتب متاح بسرعة وسهولة دون النظر إلى ترتيبات إشغال المساحة. ولأن لوازم المكتب مشتركة، يمكن للموظفين...
استخدام مجاني للوازم المكتبية في متناول يديك. لم يعد المكتب مجرّد مساحة شخصية، مما يُغني الموظفين عن بذل جهد إضافي في تزيين مكاتبهم وبيئة العمل، مما يُتيح لهم التركيز أكثر على المهام التي يقومون بها.
نموذج العمل الهجين
يُقدّر موظفو اليوم التوازن بين العمل والحياة، ويميلون إلى المرونة في تحديد الوقت الذي يقضونه في المكتب وخارجه. وهذا يعني تحليل سير العمل واستخدام بيانات الحضور لوضع توقعات موثوقة للطلب المستقبلي.
ذلك لأن ثقافة العمل الهجينة الجديدة، في أعقاب الجائحة، تتطلب مرونة كبيرة. يمكن للموظفين أن يكونوا مرنين بشأن ما إذا كان عليهم الذهاب إلى المكتب أم لا وفقًا لاحتياجات عملهم ووقتهم الخاص. يمكنهم اختيار العمل عن بُعد طوال الوقت والحضور فقط في المناسبات أو الاجتماعات الخاصة، ويمكنهم أيضًا العمل في الموقع إذا كانوا يفضلون العمل في المكتب معظم الوقت. ولكن هناك أيضًا توازن يجب تحقيقه عند اعتماد الشركة لبيئة عمل هجينة، حتى لا تنخفض الروح المعنوية أو تتسبب في مشاكل تنظيمية. قد يكون تحديد التوازن الدقيق أمرًا صعبًا، ولكن عندما تتمكن الشركات على الأقل من تحديد مساحة العمل التي يحتاجها المكتب الهجين، فهناك طرق لمساعدتك في اتخاذ قرار أفضل.
ما هي أنواع محطات العمل التي يحتاجها مخطط مساحة مكتبك؟
يُعدّ توفير مساحة مُدمجة مُصممة خصيصًا لأنواع العمل المختلفة عنصرًا أساسيًا في أي مساحة عمل ذكية. في يوم العمل العادي، تتطلب أنواع العمل المختلفة مساحات اجتماعات مُختلفة الأحجام. بالإضافة إلى محطة عمل مُنفصلة، قد تحتاج إلى توفير أساسيات أخرى، مثل مساحة خاصة للرد على الهاتف، أو غرفة هادئة مُخصصة، أو مساحة اجتماعات. يختلف عدد الغرف في كل غرفة باختلاف الاحتياجات، لذا يُعدّ المزج الخيار الأمثل:
- مساحة خاصة/هادئة. سواءً كان الرد على الهاتف في حجرة مغلقة أو بعيدًا عن المشتتات، فمن الضروري وجود هذه المساحات.
- مساحة للتجمعات الصغيرة. قد تعني كلمة "صغير" شخصين أو ستة أشخاص أو أكثر، حسب حجم المكتب، ولكن تخطيط مساحة المكتب يتطلب مراعاة هذا الشرط عند اجتماع الفرق الصغيرة لتبادل الأفكار.
- قاعات اجتماعات كبيرة وصغيرة. يختلف تعريف "الصغيرة" و"الكبيرة"، ولكن أحيانًا يحتاج موظفو الفريق إلى التواجد في نفس الغرفة. تأكد من توفير مساحة للوقوف في هذه المساحات عند تخطيط مساحة اجتماعك، ففي كثير من الأحيان، يكون عدد الحضور أكبر من عدد المقاعد.
4 خطوات يجب اتباعها عند إنشاء مساحة العمل الذكية الخاصة بك
فيما يلي أربع خطوات لتسهيل إعادة نشر مساحة العمل الخاصة بك:
- تعرّف على كيفية استخدام عقارك. اعرف أوقات الذروة. ما هي الغرف والمساحات الأكثر استخدامًا، وما هي أغلبها فارغة؟ يمكنك استخدام هذه المساحات الفارغة الطويلة لأغراض أخرى، أو التخلص منها مباشرةً، مما يوفر عليك بعض الإيجار.
- عليك تحديد وتطبيق تقنيات تجمع البيانات حول كيفية استخدام المساحة. يصبح إعادة تصميم مساحة مُعاد تصميمها أسهل بكثير عندما تتوفر لديك بيانات توضح كيفية استخدام المساحة الحالية. أفضل طريقة للحصول على هذه المعلومات هي استخدام حل قابل للتطوير وسهل النشر مع الحفاظ على التكلفة الإجمالية للملكية ضمن إمكانياتك. كما يوفر الحل الأمثل بيانات تاريخية وفورية، مما يسمح لك برؤية كيفية استخدام المساحة بمرور الوقت. بعد اتخاذ هذا القرار، تأكد من تطبيقه بهدف محدد - وهو تزويدك بأكبر قدر ممكن من المعلومات حول مدى تلبية مساحة عملك الحالية لاحتياجاتك.
- أعد تصميم مساحة عملك الذكية باستخدام البيانات. بمجرد حصولك على معلومات من أقسام مختلفة في أوقات مختلفة، يمكنك معرفة ما إذا كان أسلوب عملك يتوافق مع التزاماتك الوظيفية.
- يقيس ويتحقق من صحة البيانات، ويتكامل مع أنظمة أخرى لتحسين الإنتاجية. يمكن استخدام الشبكة الرقمية نفسها لقياس أي تحسينات تُجريها عند إجراء تغييرات أو إعادة تهيئة. بالإضافة إلى ذلك، يمكن مشاركة البيانات عبر الأنظمة لتحسين حجوزات الغرف، واستهلاك الطاقة، وجداول التنظيف، وما إلى ذلك.
ما الذي يمكن أن يفعله حل إنترنت الأشياء الخاص بنا خصيصًا لمساحة العمل الذكية الخاصة بك؟
استخدام مكان العمل
كان أحد آثار الجائحة على مدى السنوات الثلاث الماضية هو تغيير طريقة استخدامنا للمساحات، حيث واجه أصحاب المصلحة، مثل مديري العقارات، تحديًا في تقييم مساحة العمل التي يحتاجونها بالفعل. وقد امتدت هذه الطريقة المختلفة، المتمثلة في مواءمة التزامات العقارات بدقة أكبر مع الاحتياجات الفعلية، إلى حركة العودة إلى العمل بعد الجائحة، حيث لم يعد أصحاب المصلحة بحاجة إلى الاعتماد على التخمين بشأن مساحة العمل التي يحتاجونها.
يمكن للحلول الرقمية الآن توفير بيانات دقيقة للغاية حول الاستخدام الفعلي لأي مساحة. تمنحك معدلات الإشغال وحركة المشاة صورة آنية عن عدد الأشخاص في مساحة معينة، ومكان تمركزهم، ومقدار إنفاقهم فيها، وما إلى ذلك. يساعد جمع البيانات التاريخية وتحليلها في تحديد أوقات الذروة وأوقات الهدوء، وفهم حجم التغيير الفعلي، ومدى المرونة اللازمة للتكيف مع هذا التغيير. بفضل هذه الرؤى، يُسهّل عليك تحسين استخدام أماكن العمل المشغولة بالفعل، وفهم المساحة المطلوبة فعليًا لأي توسع محتمل بشكل أفضل، وتعديل احتياجات الأصول والعقارات بشكل عام.
من التتبع في الوقت الفعلي لمستوى إشغال الغرفة وحتى مستوى المقعد إلى حركة المشاة الدقيقة مع إمكانية الوصول في الوقت الفعلي إلى أي منطقة مراقبة وأكثر من ذلك، موكو سمارتتوفر حلول إنترنت الأشياء من "إتش إس بي سي" رؤىً مبنية على البيانات. بفضل التعمق في بيئات العمل والمكاتب لشبكات البلوتوث، يمكنك اتخاذ قرارات مدروسة بشأن مساحات العمل الذكية ومشاكل التصميم، مما يُحسّن المساحة المطلوبة للتنفيذ مع تعظيم تجربة الموظف.
تجربة الساكن
كما أن التغيير التكنولوجي في مكان العمل يجعل الوقت الذي يقضيه الشخص في مكان العمل أكثر إنتاجية.
- أصبحت أنظمة تحديد المسار ميزةً أساسيةً في المكاتب الحديثة، خاصةً في المساحات الكبيرة والمعقدة. بالنسبة للسياح والبائعين وغيرهم من شاغلي المباني المؤقتين غير الملمين بتخطيطات المباني، يُعدّ استخدام أنظمة H2 منارة الملاحة يمكن أن نوصلهم إلى وجهاتهم بشكل أسرع، مما يوفر الكثير من الوقت اللازم للعثور على الطريق.
- باستخدام وجود PIR منارات للوصول إلى مستويات الإشغال في الوقت الفعلي، تُحسّن تجربة المستأجرين. هذا فرق طفيف ولكنه مهم عن مستويات الإشغال المذكورة سابقًا، والتي توفر بيانات تاريخية تساعد في تحديد المساحة التي يحتاجها المكتب فعليًا ليعمل بكفاءة.
- تتبع موقع الأصول وحالتها. يُمكّن الإشغال الفوري الموظفين من الاطلاع فورًا على توفر أي مساحة في مساحة العمل الذكية، دون الحاجة إلى زيارة الموقع شخصيًا للتأكد من التوفر. إضافةً إلى ذلك، قد يكون البحث عن مرافق ومستلزمات مكتبية مختلفة مضيعةً للوقت للجميع. مع أدوات تتبع الموقع والحالة مثل M2يمكنك العثور على ما تحتاجه بنقرة واحدة وتلقي إشعارات حول أي مشكلة. كل هذا جزء من جهودنا لتحسين تجربة العمل المكتبي والتخلص من عوامل التشتيت.
بناء السلامة والعافية في مكان العمل الحديث
تساعد تقنيات السلامة والصحة في المباني في مساحة العمل الذكية على جعل الوقت الذي يقضيه الأشخاص في المباني صحيًا وآمنًا ومريحًا.
- يتتبع جهاز مراقبة البيئة درجة الحرارة والرطوبة وجودة الهواء للتأكد من أنها جميعًا ضمن المعايير المحددة مسبقًا. ويمكن إرسال إنذار لإخطار مديري المباني عند تجاوز حدود الراحة أو السلامة. منذ انتشار الجائحة، تم التأكيد على أهمية المراقبة البيئية، وخاصةً بيانات درجة الحرارة والرطوبة، إذ قد تكون مستويات الرطوبة عاملًا رئيسيًا مساهمًا في تهيئة بيئة مواتية لنمو الفيروسات. ويمكن تتبع هذا المقياس البيئي باستخدام أجهزة استشعار درجة الحرارة والرطوبة مثل H4 or LW002-TH.
- يُعدّ تحسين السلامة الشخصية للموظفين طريقةً أخرى لإظهار كيف تُغيّر التكنولوجيا بيئة العمل. يُمكن الآن تعزيز السياسات القسرية ضد الموظفين بشكلٍ كبير من خلال استخدام شارة قابلة للارتداء مثل W5و H3 مرتبطة رقميًا بشبكة تتبع الموقع. على سبيل المثال، عندما يضطر العاملون في مجال الرعاية الصحية للتعامل مع مريض عدواني أو يحتمل أن يشكل تهديدًا، يمكنهم ببساطة لمس زر على الشارة للحصول على مساعدة فورية. يمكن للإدارة معرفة موقعهم الدقيق فورًا ومساعدة الموظفين على الوصول في الوقت المحدد لتجنب المزيد من التصعيد. بالإضافة إلى ذلك، في المساحات الكبيرة والمعقدة، قد يكون من الصعب ضمان مغادرة الجميع للمبنى بأمان، ولكن مرة أخرى توفر تقنية تحديد الموقع حلاً. من خلال تحديد موقع التكنولوجيا القابلة للارتداء، يمكنها ليس فقط التأكد بسرعة من أن هؤلاء الأشخاص المحددين بعيدين عن الأذى، ولكن أيضًا تحديد أولئك الذين بقوا في المبنى وموقعهم المحدد. وقد أدى ذلك إلى الحصول على معلومات قيّمة لتسريع عملية المساعدة.
إذا كنت تبحث عن طرق لإنشاء مكان عمل أكثر ملاءمة للسكان من خلال التكنولوجيا التي تركز على الإنسان، فتواصل معنا وسنعرض لك المزيد من الحلول القابلة للتطبيق لمساحة العمل الذكية الخاصة بك.
