¿Cómo crear un espacio de trabajo inteligente con soluciones IoT?

El virus Covid-19 ha durado tres años, durante los cuales todos los ámbitos de la vida han sufrido cierto grado de impacto y pérdida, y el impacto del lugar de trabajo, que ocupa la vida de la mayoría de las personas, también es enorme, e incluso tiene un efecto dominó, desencadenando las ideas de los altos directivos y el CRE de varias empresas para reformar el entorno de oficina. Todos sabemos que maximizar las ganancias es el propósito básico de la existencia de un negocio. Durante el confinamiento, el director financiero de la empresa luchó con oficinas vacías, que han estado quemando el alquiler y otros gastos generales, incluso mientras muchos colegas teletrabajan. Entonces, la pregunta es, ¿necesita la empresa una oficina tan grande? ¿Cómo puede la empresa maximizar el uso del espacio de oficina que tiene sin comprometer el orden de trabajo y la eficiencia? ¿Existe una alternativa más flexible a la oficina tradicional? ¿Qué tecnologías inteligentes podrían crear un espacio de trabajo inteligente y un entorno de trabajo centrado en el ser humano para que los empleados se sientan cómodos trabajando en la empresa y sean más productivos durante la pandemia? Además, ¿qué soluciones deberían adoptar las inmobiliarias para afrontar estos desafíos, ya que las pequeñas empresas cancelan sus contratos de arrendamiento y los edificios se ven obligados a cerrar debido a la propagación del virus en los edificios de oficinas? Como ocurre con cualquier otra métrica empresarial, las respuestas a estas preguntas deben respaldarse con datos precisos. La tecnología ahora permite recopilar y utilizar datos sobre el espacio de oficina y otros datos, y convertirlos en inteligencia empresarial para tomar decisiones más inteligentes sobre cómo expandir un negocio y darle una ventaja competitiva en el sector.

Sin embargo, las nuevas reformas no pueden centrarse únicamente en abordar los desafíos planteados por la COVID-19; los planes a largo plazo y flexibles pueden adaptarse a las circunstancias cambiantes. Por lo tanto, antes de que las organizaciones y el sector inmobiliario comercial puedan tomar decisiones sobre las opciones a elegir, es fundamental comprender claramente las áreas que deben abordarse y cómo podrían evolucionar las opciones para adaptarse al entorno cambiante.

Diseño de espacios de trabajo inteligentes para el entorno laboral posterior a la COVID-19

La flexibilidad es importante en el mundo pospandémico. La mayoría de los espacios no están dedicados a una sola persona o propósito. En cambio, los lugares de trabajo existen para acomodar a cualquiera que necesite ese tipo de espacio. Por lo tanto, los planificadores de espacios de oficina deben estar preparados para aumentos repentinos de asistencia, disoluciones repentinas de equipos y la posibilidad de ofrecer una combinación de áreas privadas y públicas, entre otras cosas.

Para 2019, se prevé que algunos escritorios se reserven 40 horas semanales para personas específicas. Ahora, los escritorios compartidos se están incorporando a la oficina inteligente y se están convirtiendo en un elemento distintivo de la vida laboral contemporánea. Quien lo necesite, si lo necesita, la mesa está ahí.

Escritorio caliente

En lugar de asignar escritorios individuales, el Hot desking ofrece a los empleados una cantidad fija de espacio de oficina por orden de llegada. Menos espacio de oficina implica una menor demanda, menores costos inmobiliarios y la oportunidad de maximizar el espacio e incluso mejorar la eficiencia general. Cualquiera que lo necesite puede usar rápida y fácilmente cualquier escritorio disponible sin tener que consultar la distribución del espacio. Y como los suministros de oficina se comparten, los empleados pueden...

Uso gratuito de material de oficina a su disposición. El escritorio ya no es un espacio privado, lo que elimina la necesidad de que los empleados dediquen tiempo extra a decorar su oficina y su escritorio para que puedan concentrarse mejor en sus tareas.

Modelo de trabajo híbrido 

Los empleados de hoy valoran la conciliación de la vida laboral y personal y tienden a mostrar una flexibilidad diversa en cuanto al tiempo que pasan en la oficina y en otros lugares. Esto implica analizar los flujos de trabajo y utilizar los datos de asistencia para realizar previsiones fiables de la demanda futura.

Esto se debe a que, tras la pandemia, la nueva cultura del trabajo híbrido exige mucha flexibilidad. Los empleados pueden ser flexibles sobre si deben o no ir a la oficina según sus necesidades laborales y su propio tiempo. Pueden optar por trabajar de forma remota todo el tiempo y solo asistir a eventos o reuniones especiales, o bien, pueden trabajar de forma presencial si prefieren trabajar en la oficina la mayor parte del tiempo. Sin embargo, cuando una empresa adopta un entorno de trabajo híbrido, también es necesario encontrar un equilibrio para no desmoralizar ni crear problemas organizativos. Determinar el equilibrio exacto puede ser complicado, pero cuando las empresas pueden al menos decidir cuánto espacio de trabajo necesita una oficina híbrida, existen maneras de ayudarles a tomar una mejor decisión.

¿Qué tipos de estaciones de trabajo necesita su plan de espacio de oficina?

Un área bien combinada, diseñada para diferentes tipos de trabajo, es un elemento clave de cualquier espacio de trabajo inteligente. En una jornada laboral típica, los diferentes tipos de trabajo requieren espacios de reunión de distintos tamaños. Además de una estación de trabajo independiente, es posible que necesite otros elementos esenciales, como un espacio privado para contestar el teléfono, una sala de silencio designada o un espacio para reuniones. El número de salas por sala varía según las necesidades, por lo que la combinación es la opción óptima:

• Espacio privado y tranquilo. Ya sea para contestar el teléfono en un cubículo cerrado o lejos de distracciones, es necesario que existan estos espacios.
• Espacio para reuniones pequeñas. "Pequeño" puede significar dos, seis o más personas, dependiendo del tamaño de la oficina, pero la planificación del espacio de oficina debe tener en cuenta este requisito cuando equipos pequeños se reúnen para intercambiar ideas.
• Áreas de reunión grandes y pequeñas. Las definiciones de "pequeño" y "grande" varían, pero a veces los empleados del equipo necesitan estar en la misma sala. Asegúrese de incluir espacio para estar de pie en estas áreas al planificar su espacio de reunión, ya que a menudo habrá más personas que asientos.

4 pasos a seguir al establecer tu espacio de trabajo inteligente

A continuación se indican cuatro pasos para facilitar la redistribución de su espacio de trabajo:

• Conozca cómo se usa su propiedad. Sepa cuándo es la hora punta. ¿Qué habitaciones y espacios se usan más y cuáles están mayormente vacíos? Esos espacios que permanecen inactivos durante mucho tiempo pueden destinarse a otros fines o eliminarse directamente, ahorrando así algo de alquiler.
• Necesita definir e implementar técnicas que recopilen datos sobre el uso del espacio. Es mucho más fácil rediseñar un espacio renovado cuando se cuenta con datos que muestran cómo usar el espacio existente. La mejor manera de obtener esta información es utilizar una solución escalable y fácil de implementar, que mantenga el costo total de propiedad dentro de sus posibilidades. Una solución ideal también proporcionará datos históricos y en tiempo real, lo que le permitirá ver cómo se utiliza el espacio a lo largo del tiempo. Una vez tomada esta decisión, asegúrese de implementarla con un objetivo específico: obtener la mayor información posible sobre cómo su espacio de trabajo actual satisface o no sus necesidades.
• Rediseña tu espacio de trabajo inteligente usando datos. Una vez que tengas información de diferentes departamentos en distintos momentos, podrás comprobar si tu estilo de trabajo se ajusta a tus compromisos laborales.
• Mide, valida e integra con otros sistemas para mejorar la productividad. La misma red digital permite medir cualquier mejora que se implemente al realizar cambios o reconfiguraciones. Además, los datos se pueden compartir entre sistemas para optimizar las reservas de habitaciones, el consumo energético, los horarios de limpieza, etc.

¿Qué puede hacer específicamente nuestra solución IoT por su espacio de trabajo inteligente?

Utilización del lugar de trabajo

Uno de los efectos de la pandemia en los últimos tres años ha sido el cambio en la forma en que usamos el espacio, con actores clave como los administradores de propiedades enfrentándose al reto de evaluar cuánto espacio de trabajo realmente necesitan. Este método diferente, una alineación más cuidadosa de los compromisos de propiedad con las necesidades reales, se trasladó a la vuelta al trabajo tras la pandemia, donde los actores clave ya no tienen que basarse en conjeturas sobre cuánto espacio de trabajo necesitan.

Las soluciones digitales ahora pueden proporcionar datos altamente precisos sobre el uso real de un espacio determinado. Las tasas de ocupación y el tráfico peatonal ofrecen una imagen en tiempo real de cuántas personas hay en un espacio, dónde se concentran, cuánto gastan allí, etc. La combinación y el análisis de datos históricos pueden ayudar a identificar las horas punta, las horas punta y las horas de menor afluencia, comprender cuánto ha cambiado realmente y cuánta flexibilidad se necesita para adaptarse a ese cambio. Con esta información, es mucho más fácil optimizar el uso de los lugares de trabajo ya ocupados, comprender mejor cuánto espacio se necesita realmente para una posible expansión y ajustar las necesidades de activos e inmuebles en general.

Desde el seguimiento en tiempo real de la ocupación de la sala e incluso del nivel del asiento hasta el tráfico peatonal preciso con acceso en tiempo real a cualquier área monitoreada y más, MOKOSmartLas soluciones de IoT de ® proporcionan información basada en datos. Gracias al profundo conocimiento de la ocupación y los entornos de oficina de las redes basadas en Bluetooth®, puede tomar decisiones informadas sobre el diseño y el espacio de trabajo inteligente, optimizando el espacio necesario para la implementación y maximizando la experiencia del empleado.

Experiencia del ocupante

El cambio tecnológico en el lugar de trabajo también está haciendo que el tiempo pasado en el mismo sea más productivo.

• Los sistemas de señalización son cada vez más comunes en las oficinas modernas, especialmente en espacios grandes y complejos. Para turistas, vendedores y otros ocupantes temporales que no están familiarizados con la distribución de los edificios, la implementación de H2 baliza de navegación pueden llegar a sus destinos más rápido, ahorrando mucho tiempo de orientación.
• El uso de PRESENCIA PIR Las balizas permiten acceder a los niveles de ocupación en tiempo real, lo que mejora la experiencia de los residentes. Esta es una pequeña pero importante diferencia con los niveles de ocupación mencionados anteriormente, que proporcionan datos históricos que pueden ayudar a determinar cuánto espacio necesita realmente una oficina para funcionar correctamente.
• Localización y seguimiento del estado de los activos. La ocupación en tiempo real permite a los empleados ver inmediatamente la disponibilidad de cualquier espacio en el espacio de trabajo inteligente, sin tener que acudir físicamente a las instalaciones para confirmar la disponibilidad. Además, buscar diversas instalaciones y suministros de oficina puede ser una pérdida de tiempo para todos. Con rastreadores de ubicación y estado como M2Puedes encontrar lo que necesitas con un solo clic y recibir notificaciones sobre lo que no funciona correctamente. Todo esto forma parte de un esfuerzo por mejorar la experiencia en la oficina y eliminar las distracciones.

Construyendo seguridad y bienestar en el lugar de trabajo moderno

Las tecnologías de seguridad y salud en los edificios en los espacios de trabajo inteligentes ayudan a que el tiempo que las personas pasan en los edificios sea saludable, seguro y cómodo.

• Un monitor ambiental monitorea la temperatura, la humedad y la calidad del aire para garantizar que se encuentren dentro de los parámetros preestablecidos. Se puede enviar una alarma para notificar a los administradores del edificio cuando se excedan los límites de confort o seguridad. Desde que la pandemia se viralizó, se ha enfatizado la utilidad del monitoreo ambiental, en particular los datos de temperatura y humedad, ya que los niveles de humedad pueden ser un factor importante que contribuye a la creación de un entorno propicio para la propagación del virus. Esta métrica ambiental se puede monitorear con sensores de temperatura y humedad como H4 or LW002-TH.
• Una mayor seguridad personal para los empleados es otra forma de demostrar cómo la tecnología está transformando el entorno laboral. Las políticas coercitivas contra el personal ahora pueden reforzarse significativamente mediante el uso de una insignia portátil como la W5 y H3 Conectado digitalmente a una red de rastreo de ubicación. Por ejemplo, cuando el personal sanitario debe atender a un paciente agresivo o potencialmente amenazante, puede simplemente tocar un botón en la placa para recibir asistencia instantánea. La gerencia puede conocer al instante su ubicación exacta y ayudar al personal a llegar a tiempo para evitar una mayor escalada. Además, en espacios grandes y complejos, puede ser difícil garantizar que todos hayan abandonado el edificio de forma segura, pero la tecnología de localización ofrece una solución. Al localizar la tecnología portátil, no solo se puede confirmar rápidamente que las personas en cuestión están fuera de peligro, sino también identificar a quienes permanecen en el edificio y su ubicación específica. Esto ha proporcionado información valiosa para agilizar la asistencia.

Si está buscando formas de crear un lugar de trabajo más amigable para los habitantes a través de tecnología centrada en el ser humano, comuníquese con nosotros y le mostraremos soluciones más viables para su espacio de trabajo inteligente.