Come creare uno spazio di lavoro intelligente con le soluzioni IoT?

Il virus Covid-19 dura da tre anni, durante i quali tutti i ceti sociali hanno subito un certo grado di impatto e perdite, e l'impatto sul posto di lavoro, che occupa la vita della maggior parte delle persone, è anch'esso enorme e ha persino un effetto a catena, innescando l'idea di dirigenti senior e CRE di diverse aziende di riformare l'ambiente d'ufficio. Sappiamo tutti che massimizzare il profitto è lo scopo fondamentale dell'esistenza di un'azienda. Durante il lockdown, il direttore finanziario dell'azienda ha dovuto fare i conti con uffici vuoti, che hanno bruciato l'affitto e altre spese generali, nonostante molti colleghi lavorino da remoto. Quindi la domanda è: l'azienda ha bisogno di un ufficio così grande? Come può l'azienda massimizzare l'utilizzo degli spazi d'ufficio di cui dispone senza compromettere l'ordine e l'efficienza del lavoro? Esiste un'alternativa più flessibile all'ufficio tradizionale? Quali tecnologie intelligenti potrebbero creare uno spazio di lavoro intelligente e un ambiente di lavoro incentrato sulla persona, in modo che i dipendenti possano sentirsi a proprio agio nel lavorare in azienda ed essere più produttivi durante la pandemia? Inoltre, quali soluzioni dovrebbero adottare le società immobiliari per affrontare queste sfide, dato che le piccole imprese stanno cancellando i contratti di locazione e gli edifici devono essere chiusi a causa della diffusione del virus negli uffici? Come per qualsiasi altra metrica aziendale, le risposte a queste domande devono essere supportate da dati accurati. La tecnologia ora consente di acquisire e utilizzare dati sugli spazi ufficio e altri dati e trasformarli in business intelligence per prendere decisioni più intelligenti su come far crescere un'azienda e garantirle un vantaggio competitivo nel settore.

Tuttavia, le nuove riforme non possono concentrarsi solo sulla gestione delle sfide poste dal COVID-19; piani flessibili e a lungo termine possono adattarsi alle circostanze mutevoli. Pertanto, prima che le organizzazioni e il settore immobiliare commerciale possano decidere quali opzioni scegliere, è essenziale avere una chiara comprensione degli ambiti da affrontare e di come le opzioni potrebbero evolversi per adattarsi al contesto in evoluzione.

Progettazione di spazi di lavoro intelligenti per il posto di lavoro post-COVID-19

La flessibilità è fondamentale nel mondo post-pandemico. La maggior parte degli spazi non è dedicata a una singola persona o a uno scopo specifico. Esistono invece luoghi di lavoro pensati per accogliere chiunque ne abbia bisogno. Pertanto, chi progetta spazi per uffici deve essere pronto ad affrontare improvvisi picchi di presenze, improvvisi scioglimenti dei team e a fornire un mix di aree private e pubbliche, tra le altre cose.

Entro il 2019, si prevede che alcune scrivanie saranno riservate per 40 ore a settimana a persone specifiche. Ora, le postazioni di lavoro condivise stanno entrando a far parte degli smart office e stanno diventando una caratteristica distintiva della vita lavorativa contemporanea. Chiunque ne abbia bisogno, se ne ha bisogno, il tavolo è lì.

Scrivania calda

Invece di assegnare scrivanie a singoli individui, l'Hot Desking offre ai dipendenti una quantità di spazio ufficio prestabilita, in base all'ordine di arrivo. Meno spazio ufficio significa meno domanda, minori costi immobiliari e l'opportunità di massimizzare lo spazio e persino migliorare l'efficienza complessiva. Chiunque ne abbia bisogno può utilizzare rapidamente e facilmente qualsiasi scrivania disponibile senza dover considerare l'occupazione dello spazio. E poiché le forniture per ufficio sono condivise, i dipendenti possono

Materiale per ufficio a portata di mano e a disposizione gratuitamente. La scrivania non è più un oggetto privato, eliminando la necessità per i dipendenti di dedicare energie extra all'arredamento dell'ufficio e della scrivania, in modo da potersi concentrare maggiormente sul compito da svolgere.

Modello di lavoro ibrido 

I dipendenti di oggi attribuiscono grande importanza all'equilibrio tra lavoro e vita privata e tendono ad avere una flessibilità eterogenea in termini di tempo trascorso in ufficio e altrove. Questo significa analizzare i flussi di lavoro e utilizzare i dati sulle presenze per formulare previsioni affidabili sulla domanda futura.

Questo perché, a seguito della pandemia, la nuova cultura del lavoro ibrido richiede molta flessibilità. I dipendenti possono essere flessibili sulla necessità o meno di recarsi in ufficio in base alle proprie esigenze lavorative e ai propri orari. Possono scegliere di lavorare da remoto ininterrottamente e presentarsi solo per eventi o riunioni speciali, oppure di lavorare in sede se preferiscono lavorare in ufficio per la maggior parte del tempo. Tuttavia, quando un'azienda adotta un ambiente di lavoro ibrido, è necessario trovare un equilibrio, per non perdere il morale o creare problemi organizzativi. Trovare l'equilibrio esatto può essere complicato, ma quando le aziende riescono almeno a decidere di quanto spazio di lavoro ha bisogno un ufficio ibrido, ci sono modi per aiutarle a prendere una decisione migliore.

Di quali tipi di postazioni di lavoro ha bisogno il tuo spazio ufficio?

Un'area ben mista, progettata per diverse tipologie di lavoro, è un elemento chiave di qualsiasi smart workspace. In una tipica giornata lavorativa, diverse tipologie di lavoro richiedono sale riunioni di dimensioni diverse. Oltre a una postazione di lavoro separata, potrebbe essere necessario disporre di altri elementi essenziali, come uno spazio privato per rispondere al telefono, una stanza riservata o una sala riunioni. Il numero di stanze per sala varia in base alle diverse esigenze, quindi la combinazione di più sale è la scelta ottimale:

• Uno spazio privato/tranquillo. Che si tratti di rispondere al telefono in un cubicolo chiuso o lontano da distrazioni esterne, è necessario che questi spazi esistano.
• Spazio per piccole riunioni. "Piccolo" può significare due, sei o più persone, a seconda delle dimensioni dell'ufficio, ma la pianificazione degli spazi deve tenere conto di questo requisito quando i piccoli team si riuniscono per un brainstorming.
• Aree riunioni grandi e piccole. Anche in questo caso, le definizioni di "piccolo" e "grande" variano, ma a volte i dipendenti del team devono trovarsi nella stessa sala. Assicuratevi di includere spazio in piedi in queste aree quando pianificate il vostro spazio per le riunioni, poiché spesso ci saranno più persone che posti a sedere.

4 passaggi da seguire per creare il tuo spazio di lavoro intelligente

Ecco quattro passaggi per semplificare la ridistribuzione dello spazio di lavoro:

• Scopri come viene utilizzato il tuo immobile. Scopri quando è l'ora di punta. Quali stanze e spazi sono più utilizzati e quali sono per lo più vuoti? Questi spazi inutilizzati a lungo possono essere utilizzati per altri scopi o eliminati direttamente, risparmiando sull'affitto.
• È necessario definire e implementare tecniche che raccolgano dati sull'utilizzo dello spazio. È molto più facile riprogettare uno spazio ripensato quando si dispone di dati che mostrano come utilizzare lo spazio esistente. Il modo migliore per ottenere queste informazioni è utilizzare una soluzione scalabile e facile da implementare, mantenendo il costo totale di proprietà entro le proprie possibilità. Una soluzione ideale fornirà anche dati storici e in tempo reale, consentendo di vedere come viene utilizzato lo spazio nel tempo. Una volta effettuata questa scelta, assicurarsi di implementarla con un obiettivo specifico in mente: ottenere il maggior numero possibile di informazioni su come il proprio spazio di lavoro attuale soddisfa o meno le proprie esigenze.
• Riprogetta il tuo spazio di lavoro intelligente utilizzando i dati. Una volta che avrai informazioni da diversi reparti in momenti diversi, potrai verificare se il tuo stile di lavoro è coerente con i tuoi impegni lavorativi.
• Misura, convalida e si integra con altri sistemi per migliorare la produttività. La stessa rete digitale può essere utilizzata per misurare eventuali miglioramenti apportati durante modifiche o riconfigurazioni. Inoltre, i dati possono essere condivisi tra i sistemi per ottimizzare le prenotazioni delle camere, il consumo energetico, i programmi di pulizia, ecc.

Cosa può fare nello specifico la nostra soluzione IoT per il tuo spazio di lavoro intelligente?

Utilizzo del posto di lavoro

Uno degli effetti della pandemia negli ultimi tre anni ha riguardato il cambiamento nel modo in cui utilizziamo gli spazi, con stakeholder come gli amministratori immobiliari che si sono trovati ad affrontare la sfida di valutare la quantità di spazio di lavoro di cui hanno realmente bisogno. Questo diverso metodo, che prevede un più attento allineamento degli impegni immobiliari con le esigenze effettive, si è riversato anche nel movimento di ritorno al lavoro post-pandemia, dove gli stakeholder ora non devono più basarsi su ipotesi sulla quantità di spazio di lavoro di cui hanno bisogno.

Le soluzioni digitali possono ora fornire dati estremamente accurati sull'utilizzo effettivo di un determinato spazio. I tassi di occupazione e il traffico pedonale forniscono un quadro in tempo reale di quante persone sono presenti in uno spazio, dove sono concentrate, quanto spendono lì e così via. Combinare e analizzare i dati storici può aiutare a identificare i periodi di punta e di minore affluenza, a capire quanto è effettivamente cambiato e quanta flessibilità è necessaria per adattarsi a tale cambiamento. Grazie a queste informazioni, è molto più facile ottimizzare l'utilizzo di luoghi di lavoro già occupati, comprendere meglio quanto spazio è realmente necessario per un'eventuale espansione e adattare le risorse e le esigenze immobiliari in generale.

Dal monitoraggio in tempo reale dell'occupazione della stanza e persino del livello dei posti a sedere al traffico pedonale preciso con accesso in tempo reale a qualsiasi area monitorata e altro ancora, MOKOSmartLe soluzioni IoT di forniscono informazioni basate sui dati. Grazie alla profonda conoscenza dell'occupazione e degli ambienti di lavoro delle reti basate su Bluetooth®, è possibile prendere decisioni informate su problemi di progettazione e gestione degli spazi di lavoro intelligenti, ottimizzando lo spazio necessario per l'implementazione e massimizzando l'esperienza dei dipendenti.

Esperienza degli occupanti

Anche i cambiamenti tecnologici nei luoghi di lavoro stanno rendendo più produttivo il tempo trascorso sul posto di lavoro.

• I sistemi di segnaletica sono sempre più una caratteristica standard negli uffici moderni, soprattutto in spazi ampi e complessi. Per turisti, venditori e altri occupanti temporanei che non hanno familiarità con la planimetria degli edifici, l'implementazione di H2 faro di navigazione può portarli a destinazione più velocemente, facendo risparmiare loro molto tempo nell'orientamento.
• utilizzando PRESENZA PIR Grazie ai beacon che consentono di accedere ai livelli di occupazione in tempo reale, anche l'esperienza dei residenti ne trae beneficio. Questa è una piccola ma importante differenza rispetto ai livelli di occupazione menzionati in precedenza, che forniscono dati storici utili a determinare la quantità di spazio effettivamente necessaria a un ufficio per funzionare correttamente.
• Monitoraggio della posizione e dello stato delle risorse. L'occupazione in tempo reale consente ai dipendenti di visualizzare immediatamente la disponibilità di qualsiasi spazio all'interno dello smart workspace, senza dover recarsi fisicamente sul posto per verificarne la disponibilità. Inoltre, la ricerca di diverse strutture e materiali per l'ufficio può essere una perdita di tempo per tutti. Con sistemi di monitoraggio della posizione e dello stato come M2, puoi trovare ciò di cui hai bisogno con un clic e ricevere notifiche su ciò che non funziona correttamente. Tutto questo fa parte di un impegno per migliorare l'esperienza in ufficio ed eliminare le distrazioni.

Costruire sicurezza e benessere nel posto di lavoro moderno

Le tecnologie per la sicurezza e la salute negli spazi di lavoro intelligenti contribuiscono a rendere il tempo che le persone trascorrono negli edifici sano, sicuro e confortevole.

• Un monitor ambientale monitora temperatura, umidità e qualità dell'aria per assicurarsi che siano tutti entro i parametri preimpostati. È possibile inviare un allarme per avvisare i responsabili dell'edificio in caso di superamento dei limiti di comfort o di sicurezza. Da quando la pandemia è diventata virale, è stata sottolineata l'utilità del monitoraggio ambientale, in particolare dei dati su temperatura e umidità, poiché i livelli di umidità possono essere un fattore determinante nella creazione di un ambiente favorevole alla proliferazione del virus. Questa metrica ambientale può essere monitorata con sensori di temperatura e umidità come H4 or LW002-TH.
• Una maggiore sicurezza personale per i dipendenti è un altro modo per dimostrare come la tecnologia stia cambiando il posto di lavoro. Le politiche coercitive nei confronti del personale possono ora essere significativamente rafforzate attraverso l'uso di un badge indossabile come il W5e H3 Collegati digitalmente a una rete di localizzazione. Ad esempio, quando gli operatori sanitari devono gestire un paziente aggressivo o potenzialmente minaccioso, possono semplicemente premere un pulsante sul badge per ricevere assistenza immediata. La direzione può conoscere immediatamente la sua posizione esatta e aiutare il personale ad arrivare in tempo per evitare ulteriori situazioni critiche. Inoltre, in spazi ampi e complessi, può essere difficile garantire che tutti abbiano lasciato l'edificio in sicurezza, ma ancora una volta la tecnologia di localizzazione offre una soluzione. Localizzando la tecnologia indossabile, non solo è possibile confermare rapidamente che le persone specifiche siano fuori pericolo, ma anche identificare coloro che rimangono nell'edificio e la loro posizione specifica. Questo ha permesso di ottenere informazioni preziose per accelerare i soccorsi.

Se stai cercando modi per creare un ambiente di lavoro più accogliente per gli abitanti tramite una tecnologia incentrata sull'uomo, contattaci e ti mostreremo altre soluzioni praticabili per il tuo spazio di lavoro intelligente.