Como criar um espaço de trabalho inteligente com soluções de IoT?

O vírus da Covid-19 já dura três anos, durante os quais todas as esferas da vida sofreram um certo grau de impacto e perda, e o impacto do local de trabalho, que ocupa a vida da maioria das pessoas, também é enorme, e até tem um efeito cascata, desencadeando as ideias de líderes seniores e CRE de várias empresas para reformar o ambiente de escritório. Todos nós sabemos que maximizar o lucro é o propósito básico da existência empresarial. Durante o lockdown, o diretor financeiro da empresa lutou com escritórios vazios, que estavam queimando aluguel e outras despesas, mesmo com muitos colegas trabalhando remotamente. Então a questão é: a empresa precisa de um escritório tão grande? Como a empresa pode maximizar o uso do espaço de escritório que possui sem comprometer a ordem de trabalho e a eficiência? Existe uma alternativa mais flexível ao escritório tradicional? Quais tecnologias inteligentes poderiam criar um espaço de trabalho inteligente e um ambiente de trabalho centrado no ser humano para que os funcionários se sintam confortáveis trabalhando na empresa e sejam mais produtivos durante a pandemia? Além disso, que soluções as imobiliárias devem adotar para lidar com esses desafios, já que pequenas empresas cancelam seus contratos de locação e prédios precisam ser fechados devido à disseminação do vírus em edifícios de escritórios? Como acontece com qualquer outra métrica de negócios, as respostas a essas perguntas devem ser apoiadas por dados precisos. A tecnologia agora permite que dados sobre escritórios e outros dados sejam utilizados e transformados em inteligência de negócios para tomar decisões mais inteligentes sobre como escalar um negócio e dar a ele uma vantagem competitiva no setor.

No entanto, novas reformas não podem se concentrar apenas em enfrentar os desafios impostos pela COVID-19; planos flexíveis e de longo prazo podem se adaptar às mudanças nas circunstâncias. Portanto, antes que as organizações e o setor empresarial possam tomar decisões sobre quais opções escolher, é essencial ter uma compreensão clara das áreas que precisam ser abordadas e como as opções podem evoluir para se adaptar ao ambiente em mudança.

Design de espaço de trabalho inteligente para o local de trabalho pós-COVID-19

Flexibilidade é importante no mundo pós-pandemia. A maioria dos espaços não é dedicada a uma pessoa ou propósito específico. Em vez disso, os locais de trabalho existem para acomodar qualquer pessoa que precise desse tipo de espaço. Portanto, os planejadores de espaços de escritório devem estar preparados para picos repentinos de público, para a dissolução repentina de equipes e para fornecer uma mistura de áreas privadas e públicas, entre outras coisas.

Até 2019, espera-se que algumas mesas sejam reservadas por 40 horas semanais para pessoas específicas. Agora, as mesas compartilhadas estão chegando aos escritórios inteligentes e se tornando uma característica marcante da vida corporativa contemporânea. Quem precisar, se precisar, a mesa estará lá.

Mesa quente

Em vez de atribuir mesas a cada indivíduo, o Hot Desking oferece aos funcionários uma quantidade definida de espaço de escritório por ordem de chegada. Menos espaço de escritório significa menor demanda por espaço, menores custos imobiliários e uma oportunidade de maximizar o espaço e até mesmo melhorar a eficiência geral. Qualquer pessoa que precise pode usar qualquer mesa disponível de forma rápida e fácil, sem precisar se preocupar com a distribuição do espaço. E como os materiais de escritório são compartilhados, os funcionários podem

Uso gratuito de materiais de escritório na palma da sua mão. A mesa deixa de ser um objeto pessoal, eliminando a necessidade de os funcionários gastarem energia extra decorando o escritório e o ambiente de trabalho para que possam se concentrar mais na tarefa em questão.

Modelo de trabalho híbrido 

Os funcionários de hoje valorizam o equilíbrio entre vida pessoal e profissional e tendem a ter flexibilidade variada em relação ao tempo que passam no escritório e em outros locais. Isso significa analisar fluxos de trabalho e usar dados de frequência para fazer previsões confiáveis da demanda futura.

Isso porque, após a pandemia, a nova cultura de trabalho híbrido exige bastante flexibilidade. Os funcionários podem ser flexíveis sobre se precisam ou não ir ao escritório de acordo com suas necessidades de trabalho e seu próprio tempo. Eles podem optar por trabalhar remotamente o tempo todo e comparecer apenas a eventos ou reuniões especiais, ou podem trabalhar presencialmente se preferirem trabalhar no escritório a maior parte do tempo. Mas também é preciso encontrar um equilíbrio quando uma empresa adota um ambiente de trabalho híbrido, para não perder o moral ou criar problemas organizacionais. Descobrir o equilíbrio exato pode ser complicado, mas quando as empresas conseguem pelo menos decidir quanto espaço de trabalho um escritório híbrido precisa, há maneiras de ajudar você a tomar uma decisão melhor.

Que tipos de estações de trabalho o seu espaço de escritório precisa?

Uma área adequadamente conjugada, projetada para diferentes tipos de trabalho, é um elemento-chave de qualquer espaço de trabalho inteligente. Em um dia típico de trabalho, diferentes tipos de trabalho exigem diferentes tamanhos de espaços para reuniões. Além de uma estação de trabalho separada, você pode precisar de outros itens essenciais, como um espaço privativo para atender o telefone, uma sala silenciosa específica ou um espaço para reuniões. O número de salas por sala varia de acordo com as diferentes necessidades, portanto, a combinação é uma escolha ideal:

• Espaço privado/silencioso. Seja para atender o telefone em um cubículo fechado ou longe de distrações em outro lugar, é necessário que esses Espaços existam.
• Espaço para pequenas reuniões. "Pequeno" pode significar dois, seis ou mais, dependendo do tamanho do escritório, mas o planejamento do espaço precisa levar esse requisito em consideração quando pequenas equipes se reúnem para fazer brainstorming.
• Áreas de reunião grandes e pequenas. Novamente, as definições de "pequeno" e "grande" variam, mas às vezes os funcionários da equipe precisam estar na mesma sala. Certifique-se de incluir espaço para ficar em pé nessas áreas ao planejar seu espaço de reunião, pois muitas vezes haverá mais pessoas do que assentos para reuniões.

4 passos a seguir ao estabelecer seu espaço de trabalho inteligente

Aqui estão quatro etapas para facilitar a realocação do seu espaço de trabalho:

• Descubra como seu imóvel está sendo utilizado. Saiba quando é o horário de pico. Quais cômodos e espaços são mais utilizados e quais estão quase sempre vazios? Esses espaços ociosos podem ser usados para outros fins ou eliminados diretamente, economizando algum dinheiro no aluguel.
• Você precisa definir e implementar técnicas que coletem dados sobre como o espaço está sendo utilizado. É muito mais fácil redesenhar um espaço reimaginado quando você tem dados que mostram como utilizar o espaço existente. A melhor maneira de obter essas informações é usar uma solução escalável e fácil de implementar, mantendo o custo total de propriedade dentro das suas capacidades. Uma solução ideal também fornecerá dados históricos e em tempo real, permitindo que você veja como o espaço está sendo utilizado ao longo do tempo. Depois de fazer essa escolha, certifique-se de implementá-la com um objetivo específico em mente — para fornecer o máximo de insights possível sobre como seu espaço de trabalho atual atende ou não às suas necessidades.
• Redesenhe seu espaço de trabalho inteligente usando dados. Com informações de diferentes departamentos em momentos distintos, você pode verificar se seu estilo de trabalho está alinhado com seus compromissos.
• Mede, valida e integra-se a outros sistemas para aumentar a produtividade. A mesma rede digital pode ser usada para mensurar quaisquer melhorias que você faça ao fazer alterações ou reconfigurações. Além disso, os dados podem ser compartilhados entre os sistemas para otimizar reservas de quartos, consumo de energia, cronogramas de limpeza, etc.

O que nossa solução de IoT pode fazer especificamente pelo seu espaço de trabalho inteligente?

Utilização do local de trabalho

Um dos efeitos da pandemia nos últimos três anos tem sido a mudança na forma como usamos o espaço, com stakeholders como administradores de imóveis enfrentando o desafio de avaliar quanto espaço de trabalho realmente precisam. Esse método diferente de alinhamento mais cuidadoso dos compromissos imobiliários com as necessidades reais foi levado ao movimento de retorno ao trabalho pós-pandemia, onde os stakeholders agora não precisam mais depender de suposições sobre quanto espaço de trabalho precisam.

Soluções digitais agora podem fornecer dados altamente precisos sobre o uso real de um determinado espaço. As taxas de ocupação e o tráfego de pedestres fornecem uma imagem em tempo real de quantas pessoas estão em um espaço, onde estão concentradas, quanto gastam lá e assim por diante. Combinar e analisar dados históricos pode ajudar a identificar horários de pico e horários de menor movimento, entender o quanto realmente mudou e quanta flexibilidade é necessária para se adaptar a essa mudança. Com esses insights, é muito mais fácil otimizar o uso de locais de trabalho já ocupados, entender melhor quanto espaço é realmente necessário para qualquer expansão potencial e ajustar as necessidades de ativos e imóveis em geral.

Do rastreamento em tempo real da ocupação da sala e até mesmo do nível do assento ao tráfego preciso de pedestres com acesso em tempo real a qualquer área monitorada e muito mais, MOKOSmartAs soluções de IoT da fornecem insights baseados em dados. Com a profunda compreensão da ocupação e dos ambientes de escritório das redes baseadas em arquivos Bluetooth®, você pode tomar decisões informadas sobre questões de design e espaço de trabalho inteligente, otimizando o espaço necessário para implementação e maximizando a experiência do funcionário.

Experiência do ocupante

As mudanças tecnológicas no local de trabalho também estão tornando o tempo gasto no local mais produtivo.

• Os sistemas de sinalização são cada vez mais um recurso padrão em escritórios modernos, especialmente em espaços grandes e complexos. Para turistas, vendedores e outros ocupantes temporários não familiarizados com o layout dos edifícios, a implantação de H2 farol de navegação podem levá-los aos seus destinos mais rapidamente, economizando muito tempo de orientação.
• Utilizar painéis de piso ResinDek em sua unidade de self-storage em vez de concreto oferece diversos benefícios: PRESENÇA PIR Com beacons para acessar os níveis de ocupação em tempo real, a experiência dos moradores também é aprimorada. Essa é uma pequena, mas importante diferença, em relação aos níveis de ocupação mencionados anteriormente, que fornecem dados históricos que podem ajudar a determinar quanto espaço um escritório realmente precisa para funcionar corretamente.
• Localização e monitoramento de status de ativos. A ocupação em tempo real permite que os funcionários, no momento, vejam imediatamente a disponibilidade de qualquer espaço em todo o ambiente de trabalho inteligente, sem precisar ir fisicamente ao local para confirmar a disponibilidade. Além disso, procurar por diversos equipamentos e materiais de escritório pode ser uma perda de tempo para todos. Com rastreadores de localização e status, como M2, você encontra o que precisa com um clique e recebe notificações sobre o que não está funcionando corretamente. Tudo isso faz parte de um esforço para melhorar a experiência no escritório e eliminar distrações.

Construindo Segurança e Bem-Estar no Local de Trabalho Moderno

Tecnologias de segurança e saúde em ambientes de trabalho inteligentes ajudam a tornar o tempo que as pessoas passam nos edifícios saudável, seguro e confortável.

• Um monitor ambiental monitora a temperatura, a umidade e a qualidade do ar para garantir que estejam dentro dos parâmetros predefinidos. Um alarme pode ser enviado para notificar os administradores do edifício quando os limites de conforto ou segurança forem excedidos. Desde que a pandemia se tornou viral, a utilidade do monitoramento ambiental tem sido enfatizada, especialmente os dados de temperatura e umidade, visto que os níveis de umidade podem ser um fator importante na criação de um ambiente propício ao crescimento do vírus. Essa métrica ambiental pode ser rastreada com sensores de temperatura e umidade, como H4 or LW002-TH.
• Uma maior segurança pessoal para os funcionários é outra forma de mostrar como a tecnologia está mudando o ambiente de trabalho. Políticas coercitivas contra os funcionários agora podem ser significativamente reforçadas com o uso de um crachá vestível, como o W5 e H3 digitalmente conectado a uma rede de rastreamento de localização. Por exemplo, quando os profissionais de saúde precisam lidar com um paciente agressivo ou potencialmente ameaçador, eles podem simplesmente tocar em um botão no crachá para obter assistência instantânea. A gerência pode saber imediatamente sua localização exata e ajudar a equipe a chegar a tempo para evitar mais escalada. Além disso, em espaços grandes e complexos, pode ser desafiador garantir que todos tenham saído do prédio com segurança, mas, novamente, a tecnologia de localização fornece uma solução. Ao localizar a tecnologia vestível, ela pode não apenas confirmar rapidamente que essas pessoas específicas estão fora de perigo, mas também identificar aquelas que permanecem no prédio e sua localização específica. Isso obteve informações valiosas para agilizar o socorro.

Se você está procurando maneiras de criar um ambiente de trabalho mais favorável aos habitantes por meio de tecnologia centrada no ser humano, entre em contato conosco e mostraremos soluções mais viáveis para seu espaço de trabalho inteligente.